Nivells de patrocinis per a festivals; jerarquia i formats

Aconseguir finançament per realitzar un festival o un esdeveniment cultural és un dels reptes més importants. La majoria dels esdeveniments necessiten diversificar els seus canals de monetització per assegurar la seva viabilitat.

Només perquè et facis una idea de com es van finançar els grans esdeveniments a Espanya el 2018: El 57% dels ingressos va correspondre a la venda d'entrades, les ajudes públiques van suposar un 7% del finançament, mentre que els patrocinis van ser l'11% del total. A tot això, cal sumar una part corresponent a la venda de productes o serveis vinculats al festival, i a més, l'ajuda de les institucions locals: Aquestes cedeixen espais i ofereixen un cert patrocini a aquests esdeveniments.

Des del boom dels festivals al voltant del 2017, els inversors s'interessen per la rendibilitat que ofereixen, i donada la situació actual, tot apunta que les ajudes institucionals i el patrocini de les empreses pot ser clau per al finançament dels festivals de l'era post-covid19, i en conseqüència, per a la recuperació de l'activitat al sector.

Ja saps que nosaltres som Dissenyadors Gràfics per a esdeveniments, i per tant, no som especialistes en gestió de patrocinis. Per això, si necessites aconseguir patrocinadors per al teu festival, et recomanem que llegeixis aquest article "Guia per aconseguir patrocinadors per al teu festival o esdeveniment musical"

És important que algú de la teva organització, o fins i tot un servei extern, desenvolupi un bon pla de patrocini perquè aquest tingui l'èxit esperat. Evidentment, si una empresa inverteix cert capital (o certs recursos) al nostre festival, hem correspondre a aquesta aportació amb algunes accions o materials que els donin la visibilitat adequada.

Què és el que volen els patrocinadors a canvi?

• La majoria d'empreses busca una connexió emocional de la seva marca amb els assistents de l'esdeveniment. Per això és clau conèixer quin perfil mitjà d'assistent té teu festival, per oferir patrocinis a empreses que estiguin realment interessades amb aquest target.
• Molts patrocinadors saben que el patrocini consisteix també en tractar de millorar l'experiència de l'assistent al festival.
• També esperen que el patrocini els generi visibilitat i cert prestigi.
• I finalment cal tenir en compte que per a aquestes empreses, els patrocinis els serveixen per desgravar fiscalment.

Diferents tipus de patrocinis

Hi ha diverses fórmules més o menys establertes per organitzar la visibilitat d'un pla de patrocinis:

1. Patrocini corporatiu: Consisteix en un únic patrocinador omnipresent en tota la comunicació del festival. Sovint, el nom de festival queda lligat a el nom de la marca comercial. En aquest cas, la marca del patrocinador sempre ha d'aparèixer relacionada amb el logotip de festival. Per això és important estudiar bé com van a conviure les dues marques, i establir les normes visuals que s’han aplicar en tots els formats.
   
   
2. Diversos patrocinadors del festival: En aquest cas, el més important és establir una jerarquia visual per ordre d'importància dels patrocinadors. Tenint en compte que al món occidental llegim d'esquerra a dreta i de dalt a baix, el més lògic seria que el primer patrocinador que apareix sigui el que més diners ha aportat al festival (Encara que no aporti diners sinó altres serveis o productes, el millor és fer una valoració econòmica del que s'ha aportat, perquè l'ordre jeràrquic sigui el més objectiu possible).
   
   
3. Patrocinadors individuals per a determinades activitats: També està molt estesa la pràctica d'oferir a certs patrocinadors el patrocini exclusiu d'alguna activitat puntual dins el festival. És lògic que en aquest cas s'editin materials gràfics específics per a aquesta activitat. Poden ser fulletons, o bé elements físics en l'espai de l'activitat, com pancartes, vinils, o fins i tot projecció en pantalla. També sol esmentar-se aquest tipus de patrocini dins el text de el programa d'activitats de el festival.
   
   
4. Empreses o entitats col·laboradores: En funció de la quantitat de patrocinadors que tingui un festival, pot ser pràctic diferenciar entre aquells que aporten diners, d'aquells que ajuden amb serveis, productes o descomptes. És recomanable que els logotips siguin una mica més petits que els dels patrocinadors.
   
   
5. Mitjans de comunicació: Són un potent aliat per a la difusió dels esdeveniments que s'organitzen. Moltes vegades s'acorda l'exclusivitat per a un canal concret, però l'habitual és que hi hagi un mitjà de comunicació oficial, i pot ser que alguns mitjans de comunicació col·laboradors, que hauran de ser menys importants visualment.
   
   
6. Publicitat: Si al festival s'editen formats com una revista, fulletons de les activitats o altres materials, es pot oferir com a compensació al patrocinador la inserció d'anuncis publicitaris. Això és recomanable sempre que els formats tinguin espai suficient per a això, no hem de sobrecarregar d'informació, ja que seria contraproduent, restaria impacte i percepció de qualitat en la imatge de festival. En tot cas, hem de ser capaços de diferenciar visualment el que és un patrocini del que és una publicitat, encara que hi hagi patrocinadors que contractin les dues coses.

Una estructura clàssica per a la classificació dels patrocinadors:

Depenent de cada festival, i dels acords que tinguis amb els patrocinadors, caldrà mostrar els logos de tots els implicats amb un ordre jerarquitzat. A continuació mostrem un exemple prototip, encara que no té perquè ser exactament així:

1. Administracions (donen permisos, cedeixen recursos i / o subvencions)
2. Patrocinadors (financen totalment o parcialment el festival)
3. Empreses o entitats col·laboradores (ajuden amb descomptes o recursos al festival)
4. Mitjans de comunicació (ajuden a la difusió de festival)
5. Col·laboradors en general (acostumen a ser voluntaris als quals hem d'agrair la seva implicació)

A partir d'aquí, Com podem donar visibilitat als patrocinadors en els formats que editem?

En funció de la quantitat d'empreses o entitats que s'impliquin en el nostre festival, hem de ser capaços de trobar formats que serveixin per visibilitzar correctament els seus logotips, sempre que això no faci malbé la percepció de qualitat de la nostra comunicació visual. Hem de ser meticulosos en els dissenys, cosa que no sempre és fàcil.

• Reservar una pàgina del programa d'activitats. És molt habitual que aquesta pàgina sigui la contraportada, sobretot si s'edita un fullet. Però si s'edita una revista, pot ser que sigui millor oferir la contraportada per inserir un anunci del teu patrocinador principal. En aquest cas, l'interior de la contraportada et pot servir per a la resta de patrocinadors.
  
  
• Una secció del web per als patrocinadors. Potser edites un programa imprès. Però encara que no l’editis, no està de més tenir una secció específica del web per mostrar els logotips dels patrocinadors. Si no són molts, potser els pots inserir al peu de pàgina de la plantilla web, perquè apareguin en totes les planes. Per cert, no t'oblidis d'afegir el link als seus webs, els patrocinadors agraeixen molt aquest detall.
  
• Els més importants en el cartell de l'esdeveniment. Si editem un cartell per anunciar el nostre festival, evidentment han d'aparèixer els patrocinadors, generalment a la base del cartell. El problema que ens podem trobar és que la quantitat de logotips sigui massa per a un cartell. No oblidem que la funció d'un cartell consisteix a donar visibilitat a un esdeveniment, i mostrar la informació bàsica de festival: lloc, dates, i artistes. Et recomanem el nostre article a ocioon. 
  Segons la nostra opinió, el millor és inserir només els logotips dels patrocinadors i institucions més importants, i la resta publicar-los només al programa i a la web.
  
  
• Materials de gran format en l'esdeveniment. Editar materials per col·locar en els espais de el festival és també una excel·lent manera de donar la visibilitat adequada als teus patrocinadors. Hi ha múltiples opcions, des de pancartes d'escenari en els equips de sonorització, aprofitar tòtems de senyalització, vinils a la paret, roll-ups...
  
  
• Tenir gran cura de l'ordre i la proporció dels logotips. Aquest consell és importantíssim en tots els formats que editis. És un error gravíssim donar més importància visual a un patrocinador que ha aportat menys que un altre. Per això és clau la percepció de la grandària en cada logotip. Dic "percepció" perquè de vegades un logo més petit pot semblar més gran segons el context. Hem d'aconseguir crear una estructura ordenada, proporcionada i equilibrada segons la importància dels logos. Molts dels patrocinadors voldran comprovar la seva presència i et demanaran que els mostris el disseny prèviament per donar-te la seva conformitat, així que et recomano molta cura en això.
  
  
• Menció i agraïments a través de les xarxes socials. Pots utilitzar les xarxes socials per visibilitzar totes les empreses o entitats implicades. Des publicar una imatge amb tots els logos, o que apareguin a la capçalera de les teves perfils. Una pràctica que funciona molt bé consisteix a fer una petita publicació individual per a cada patrocinador principal, agraint la seva implicació.
  
  
• No t'oblidis de afegir-los en el dossier i notes de premsa. A l'igual que en el programa d'activitats, els logotips dels patrocinadors han d'estar presents en el dossier i en les notes de premsa. Potser a la contraportada de el dossier, i fins i tot inserint un banner a la signatura dels correus electrònics que enviem als mitjans.

Segurament hi haurà moltes més opcions que les que et mostro en aquest article. Res ens impedeix ser creatius i enginyosos en donar resposta a la visibilitat que mereixen les empreses que aporten molt al nostre festival. Dóna-li corda a la imaginació...

Breu resum:

• Aconseguir finançament per al teu festival és una tasca clau, i els patrocinadors poden ser d'ajuda en aquests temps de pandèmia.

• Recorda que els patrocinadors volen alguna cosa a canvi; volen una vinculació emocional amb el perfil d'assistents al teu festival.

• Hi ha moltes formes de patrocini, des del patrocinador únic, empreses que col·laboren amb serveis, productes o descomptes, mitjans de comunicació i fins i tot anunciants.

• És important mostrar els patrocinadors del teu esdeveniment, fins i tot editar formats específics per donar la visibilitat que mereixen.

• Has de tenir cura minuciosament l'ordre i la jerarquia dels teus patrocinadors, perquè estiguin tots satisfets i vulguin repetir en la següent edició.